Trascrizione di atti provenienti dall'estero nei registri dello Stato Civile
La trascrizione di un atto di stato civile è la sua registrazione in un Comune diverso da dove si è verificato l'evento
A chi è rivolto
A tutti coloro che hanno un interesse a far trascrivere atti di stato civile o provvedimenti riguardanti lo stato civile formati all'estero che riguardano cittadini italiani, nei registri di stato civile del Comune di residenza delle persone a cui l'atto è intestato. Ai cittadini stranieri che intendono far trascrivere nei registri di stato civile del Comune italiano di residenza, atti di stato civile che li riguardano. Per gli atti di stato civile formati in Italia relativi sia a cittadini italiani che stranieri, e che siano stati formati in comuni diversi da quelli di residenza degli interessati, sono i comuni nei quali l'atto è stato formato che richiederanno d'ufficio la trascrizione degli atti stessi, nei registri di stato civile dei comuni di residenza degli interessati. Per i matrimoni religiosi con valore civile, sono i ministri del culto celebranti a richiederne la trascrizione nei registri di stato civile. Chi può presentare I diretti interessati o soggetti o persone da queste opportunamente delegate (art.38, comma 3-bis, d.P.R. n.445/2000) quali un legale, o tutti coloro che ne hanno un interesse legittimo e diretto
Descrizione
Gli atti di nascita, matrimonio, unione civile e morte formati nel Comune in cui tali fatti accadono, sono trasmessi d’ufficio al Comune di residenza degli interessati per la loro trascrizione nei rispettivi registri di Stato Civile.
Nei comuni di trascrizione degli atti è possibile richiedere certificati ed estratti come nei Comuni dove si trovano gli atti originali.
E' anche possibile per i cittadini italiani e per gli atti formati all'estero, chiedere direttamente la trascrizione degli stessi in Italia invece che chiedere che siano le rappresentanze italiane all'estero a richiederlo (si veda la circolare del Ministero dell'Interno n.8 del 12/06/2019), così come per i cittadini stranieri richiedere nel Comune di residenza la trascirzione nei registri di stato civile italiani, di atti di stato civile formati all'estero.
La trascrizione di atti di Stato Civile formati all'estero
La trascrizione degli atti di stato civile (nascita, matrimonio, ecc.), formati all’estero secondo le norme stabilite dalla legge del luogo riguardanti i cittadini italiani, può essere richiesta dal diretto interessato al comune competente (di residenza), presentando copia degli stessi (eventualmente quella utilizzata per l’acquisto della cittadinanza se esibita entro l’anno di concessione della cittadinanza, altrimenti una nuova copia) debitamente legalizzati dal Consolato
La legalizzazione non riguarda solamente l'atto formato all'estero dall'autorità estera, ma anche la firma del traduttore: anche in questo caso si tratta di adempimento indispensabile che deve risultare in calce alla traduzione stessa.
Trascrizione atti di stato civile formati all'estero relativi a cittadini stranieri
Su richiesta dei cittadini stranieri residenti in Italia possono essere trascritti, nel comune dove essi risiedono, gli atti di stato civile che li riguardano formati all'estero.
Tali atti devono essere presentati unitamente alla traduzione in lingua italiana e alla legalizzazione, ove prescritta, da parte della competente autorità straniera.
Le trascrizioni di Stato Civile sono meramente riproduttive di atti stranieri in quanto estranee all'ordinamento giuridico italiano. Di conseguenza, su tali trascrizioni non si effettuano annotazioni, fatta eccezione per il regime patrimoniale, né delle stesse è possibile rilasciare estratti e certificati ma, eventualmente, solo copia integrale al diretto interessato secondo quanto disposto dalla circolare n. 2 del Ministero dell'Interno del 26 marzo 2001.
Se il cittadino straniero subisce un cambiamento di generalità, secondo l'ordinamento dello Stato di appartenenza, le nuove generalità, opportunamente certificate dalla competente autorità straniera, dovranno essere riportate sugli atti anagrafici mentre, sugli atti di stato civile formati all'estero e trascritti sui registri di stato civile non si possono riportare variazioni mediante apposizione di annotazioni.
L'ufficiale di Stato Civile potrà, invece, se richiesto dall'interessato, procedere alla trascrizione dell'atto formato all'estero come aggiornato nel Paese di cui il richiedente è cittadino secondo le norme colà vigenti.
Consulta l'elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 (per gli ultimi aggiornamenti, consulta il sito)
Come fare
La trascrizione può essere domandata da chiunque vi ha interesse, con istanza verbale, o con atto redatto in forma scritta trasmesso anche a mezzo posta o inviato direttamente dalla pubblica autorità.
Cosa serve
Originale o copia conforme dell'atto in cui si richiede la trascrizione, debitamente legalizzata e tradotta in lingua italiana. L'ufficiale di stato civile prima della trascrizione valuterà l'atto sotto l'aspetto formale e sostanziale. Per gli atti di matrimonio di cittadini entrambi stranieri, occorre il congiunto consenso dei coniugi.
Cosa si ottiene
La trascrizione nei registri di stato civile del Comune di residenza dell'atto di stato civile formato all'estero
Tempi e scadenze
Non sono previste scadenza per richiedere la richiesta di trascrizione di atti di stato civile provenienti dall'estero
Quanto costa
Nessun costo in relazione alla richiesta di trascrizione di atti qualora la richiesta provenga da soggetti istituzionali (consolati, pubblici ufficiali, ministri del culto).
La richiesta di trascrizione sconta il costo dell'imposta di bollo di Euro 16,00.
Casi particolari
Non è possibile trascrivere:
- atti formati all'estero di Addifavit (dichiarazione scritta e confermata da giuramento, o affermazione solenne davanti a un magistrato o pubblico ufficiale; ha valore in giudizio, come prova, e differisce dalla deposizione perché meramente unilaterale);
- matrimoni poligami;
- atti di ripresa coniugale (si tratta di atti a seguito di un "divorzio revocabile" che registra la volontà di riprendere la vita coniugale);
- matrimoni con solo rito religioso.
Ulteriori informazioni
Istanza di parte e impossibilità da parte dell'ufficiale di stato civile di sostituirsi al cittadino nei confronti delle rappresentanze italiane all'estero
Da parte del cittadino che abbia presentato una richiesta di trascrizione di atto formato all'estero, deve essere tenuto presente che, nel caso dovessero emergere delle carenze documentali o la necessità di integrare o modificare quanto trasmesso, oppure elementi od informazioni da chiarire, o comunque la mancanza di requisiti indispensabili per poter accogliere l’istanza, l’ufficiale di stato civile dovrà comunicare alla parte tale situazione ed emettere un preavviso di rigetto ai sensi dell’art.10 bis della L. n.241/1990, assegnando i termini di legge per presentare osservazioni, chiarimenti od integrazioni dei documenti, decorsi i quali dovrà procedere al rigetto dell’istanza.
In questa fase, l’ufficiale di stato civile non è legittimato ad attivare la nostra autorità consolare all’estero che, è bene ricordarlo, è stato il diretto interessato ad escludere dalla procedura in corso presentando direttamente documenti ed istanza all’ufficiale di stato civile. Di conseguenza, se è stato avviato un procedimento ad istanza di parte, tale procedimento dovrà proseguire e concludersi senza che sia possibile trasformarlo in un procedimento d’ufficio ma, soprattutto, l’ufficiale di stato civile non è assolutamente tenuto, ed anzi non deve, attivarsi in sostituzione di quello che avrebbe dovuto o dovrà fare l’interessato.