L'autenticazione è l'attestazione da parte del pubblico ufficiale che:
- una firma è resa dal dichiarante in sua presenza ed è quindi autentica;
- la fotografia corrisponde alla persona che ne chiede la legalizzazione;
- la copia del documento è conforme all'originale
L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.
Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa (ad esempio potrebbero esserci scritte a matita o comunque più leggere che non compaiono nella copia), quindi procedere a dichiararla autentica.
Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.
Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.
Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio